Fonction

De manière principale, le/la secrétaire de direction assume les tâches liées au secrétariat général de l’association et de la direction. De manière spécifique, iel amène son soutien administratif aux services de comptabilité et ressources humaines dans le but d’optimiser les différentes composantes de la gestion journalière de l’association :

• Gestion et dispatching des mails de la boîte « INFO » vers les services et membres du personnel en fonction de la nature et de la pertinence de l’information ;
• Réception, enregistrement et distribution des courriers entrants et sortants de l’ASBL ;
• Rédaction de projet de courriers/mails à la demande la direction ;
• Rédaction de PV de réunions plénières de l’association ;
• Rédaction de PV des réunions de Conseil d’Administration et d’Assemblée Générale de l’association ;
• Rédaction de PV de réunions, à la demande de la direction, en lien avec la gestion journalière de l’association ;
• Gestion, en tout ou partie, des agendas de la direction ;
• Gestion des demandes de cartes de stationnement du personnel ;
• Soutien administratif à la direction dans le traitement et/ou suivi de dossiers institutionnels Classement informatique et physique des courriers et documents de l’association ;
• Contacts et suivi des questions en lien avec la copropriété, ainsi que gestion des badges et clefs des locaux et relevés des compteurs ;
• Publications au moniteur belge et inscription au registre UBO (mises à jour statuts par exemple) ;
• Demande et suivi de devis ;
• Participation à l’archivage des dossiers de l’institution.
• Soutien administratif aux services comptabilité et ressources humaines :
  - Lors de la gestion journalière de l’ASBL ;
  - Lors des périodes de rapports d’activités et financiers pour les pouvoirs subsidiants ;
  - Lors de la réalisation des comptes annuels ;
  - Lors de la préparation des dossiers en vue des inspections des autorités subsidiantes.

Description du profil

• Remplir les conditions ACS ;
• Disposer au maximum d’un CESS à orientation bureautique ;
• Disposer d’une expérience dans un métier similaire demandant un haut niveau de précision et de confidentialité ;
• Etre capable de respecter le devoir de discrétion ;
• Maîtriser le Français à l’oral et l’écrit ;
• Disposer d’une très bonne capacité de rédaction (rédaction de PV) ;
• Maîtriser la suite Microsoft Office 365 (Word et Excel en particulier - Faire preuve de précision dans l’encodage) ;
• Disposer d’une bonne maîtrise en gestion d’agenda ;
• Disposer d’une bonne aisance communicationnelle ;
• Faire preuve d’adaptation ;
• Disposer d’un esprit logique.

Conditions d’accès

ACS :

• Etre domicilié·e en Région de Bruxelles Capitale ;
• Etre inscrit·e comme demandeur·euse d’emploi inoccupé·e auprès d’Actiris ;
• Avoir au moins 6 mois d’inscription (calendrier) comme demandeur·euse d’emploi inoccupé·e ou comme bénéficiaire du droit à l’intégration sociale au cours de l’année qui précède l’engagement, ou si 40 ans ou plus, avoir au moins 1 jour de chômage complet indemnisé ;
• Avoir le diplôme requis pour le poste ;
• Se reporter à l’arrêté du 28 novembre 2002 du gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale relatif au régime des agents contractuels subventionnés. http://www.ejustice.just.fgov.be/cgi_loi/change_lg.pl?language=fr&la=F&cn=2002112841&table_name=loi

Avantages du poste

• Contrat ACS en CDI
• Mi-temps
• Horaires : a définir en bonne intelligence avec la collègue en place
• Nombre d’heures par semaine par poste : 19h
• Date de commencement souhaitée : ASAP
• Constitution de l’équipe : Travail avec l’équipe gestion composée de 5 personnes et avec la co-direction (deux personnes)
• Chèques repas : 7€
• Frais de transport - Hauteur du remboursement 100% des frais de transport en commun, intervention légale pour le vélo ou la voiture
• Télétravail possible après 6 mois de fonction
• Barème éch 4.1 CP 329.02 ISP Bxl